Hur samarbetar man smidigt i ett gemensamt InDesign-projekt? Att skicka och packa Indesign-filer fram och tillbaka är tidsödande och ineffektivt. Det kan också finnas risker med att flera jobbar i samma fil, då kanske en mindre van InDesign-användare råkar ändra saker oavsiktligt utan att detta märks.
I den här guiden går vi igenom några grundläggande samarbets-funktioner i InDesign, och InCopy.
Molntjänster och servrar för att komma åt samma InDesign-projekt
Teams, OneDrive, Dropbox, Google Drive, Adobe Creative Cloud är några exempel på molntjänster som är smidiga för att flera användare ska ha tillgång till samma filer och kunna synka mellan varann. Så fort innehållet är synkat och den ena användaren har stängt ner filen i InDesign, kan en annan jobba i samma fil. OBS att det inte går att arbeta samtidigt i samma fil – då skapas en kopia av filen och det blir mycket jobb att slå samman ändringarna.
Se till att dina ändringar har synkat innan någon annan börjar arbeta i dem. Det måste vara synkat på båda sidor, dvs det kräver internetuppkoppling. Oftast synkar det på någon minut, men har du tyngre filer eller långsamt internet kan det vara bra att vänta lite mer.
Du kan också använda en företagsgemensam server som båda har tillgång till.
Adobe Creative Cloud libraries/bibliotek
För att synka färger, textformat, logos och annat kan du använda Creative Cloud libraries. (CC Libraries). Detta kan användas för t ex organisationens grafiska profil.
Enkel övning:
- Gå till panelen CC Libraries. Se om det finns några bibliotek redan.
- Skapa ett nytt bibliotek. Dra in färger och textstilar.
- Dela biblioteket med din kollega.
- Testa att uppdatera en färg. Se till att det synkar.
Samarbeta med InDesign och InCopy
InCopy är ett hjälp-program till InDesign, för att ändra innehållet i ramar som bestämts av InDesign-användaren. Poängen är att kunna arbeta i samma dokument samtidigt. InCopy har betydligt färre funktioner än InDesign. Det kan vara svårt att se skillnad på dem, men verktygspaletten är mycket mindre och loggan är IC istället för ID.
- Uppdrag, checka in och ut, spara och uppdatera
- Assignments/uppdrag: Skapas via högerklick på textbox – menyn längst ner – InCopy – Skapa nytt uppdrag – skapar ny icma-fil i samma mapp som InDesign-filen.
- Lägg till panelen ”Redigering -> Uppdrag” via menyn Fönster -> Redigering.
- Det skapas en mapp med InCopy-innehåll. Denna behöver såklart också ligga på en delad filyta, men du behöver sällan eller aldrig använda mappen direkt, utan allt arbete sker via InDesign-filen.
- Ikonbetydelser:
- Glob: Tillgängligt för redigering i InCopy & InDesign
- Penna: Redigeras i programmet du är i.
- Överstruken penna: Redigeras i annat program.
- Glob med gult varningstecken: Inaktuell – uppdatera för att se ändringar.
Enkel övning InCopy + InDesign
InDesign
- Skapa ett nytt dokument (förslagsvis A4) i InDesign.
- Skapa en textruta. Skriv ”Ruta 1. Denna ska bara kunna redigeras i InDesign” i den, och fyll resten med platshållartext. (Högerklick -> Fyll med platshållartext)
- Skapa en textruta till. Skriv ”Ruta 2. Denna ska kunna redigeras i både InDesign och InCopy”. Fyll resten med platshållartext. Fetstilsmarkera det du skrev.
- Högerklicka på rutan som ska kunna redigeras, och längst ner i menyn välj InCopy -> Lägg till i uppdrag -> Nytt uppdrag.
- Du blir ombedd att spara filen. Döp filen till Exempelfil 1. Döp uppdraget till Exempeluppdrag 1.
- Titta i övre vänstra hörnet på dina textrutor. I den redigerbara ska det synas en glob-ikon, och det står ”Exempel 1 är tillgänglig för redigering”.
InCopy
- Öppna InCopy.
- Öppna ”Exempelfil 1.indd”
- I InCopy har du tre vyer – Text, Artikel och Layout. Välj layout-vyn.
- (Använd arbetsytan ”Avancerat”. )
- Redigera. Du checkar ut innehållet för att kunna redigera. Löpande kan du Spara innehåll (Ctrl-S) och uppdatera i InDesign.
- När du vill ”lämna över” och markera att du är klar, så checkar du in innehållet.
Ev. fortsättning
Jobba med bilder i InCopy. Använda Bridge.
Övergripande video om InDesign och InCopy (engelska)
Frågor och svar
- Fråga: Kan två personer arbeta i samma fil samtidigt i InDesign (som man kan i Word?)
- Svar: Nej, inte bara med InDesign. Men en person kan arbeta i InCopy för att redigera innehåll såsom bild och text, samtidigt som en annan jobbar i InDesign. InCopy ingår i Adobe Creative Cloud.
- Vad är skillnaden på Checka ut vs Uppdatera innehåll i InDesign?
- Vad betyder det när det står ”Inaktuell” I InDesign/INcopy?